Como configurar a importação automática de XML?

Conheça o funcionamento da importação automática e suas parametrizações.

Este artigo tem o objetivo de explanar a finalidade da importação automática, mostrando configurações e comportamentos disponíveis para utilização no dia-a-dia, visando facilitar e reduzir as atividades manuais de áreas como fiscal, suprimentos e almoxarifado, relacionado a entrada de notas no Protheus.

O que é?

A importação automática é uma funcionalidade com objetivo de otimizar o registro de um documento, a partir do XML, conforme dados preestabelecidos. A configuração permite definir uma série de regras que servem como filtro para definir como o documento deve ser gerado. Essas regras são consideradas para cada item do XML e possuem em determinado peso à medida que as informações são definidas. Quanto mais informações são preenchidas, como estado, CNPJ e CFOP, mais específica é a regra e maior o peso, e quanto menos informações, mais genérica e com peso menor. Pode-se dizer que a regra automática tem o mesmo comportamento da TES inteligente do Protheus, porém possibilita definir outras informações além da TES, como natureza, centro de custo e conta contábil.

Existem três maneiras de utilizar a regra automática durante uma importação, sendo elas:

• 100% automática, onde o sistema realiza uma tentativa de importação a medida que o documento é integrado;
• 100% automática com autorização, onde o usuário seleciona um ou mais XMLs e autoriza a importação pelo sistema;
• Manual com automatização, onde o usuário posiciona no XML e efetua a importação manual, disparando a busca da regra automática e preenchendo os campos preestabelecidos. Nesse modo, é possível definir também o comportamento da regra automática, se a mesma deverá ou não considerar informações do pedido de compra e produto para escolher qual regra utilizar*.

Parametrizações

Para utilizar a função de importação automática é necessário habilitar o serviço de gerenciamento dos XMLs. Esse serviço é responsável por coordenar a fila de importação para cada CNPJ configurado.

Em parâmetros, acesse a aba Configurações, seção Gerenciamento e habilite os parâmetros MV_CXNFIAT e MV_CXNFEMP.

• MV_CXNFIAT: habilita os serviços de gerenciamento dos XMLs;
• MV_CXNFEMP: lista de empresas com serviço automático. Deve ser configurado quando deseja-se habilitar o serviço somente para algumas empresas/filiais ou quando há mais de uma empresa/filial com o mesmo CNPJ, indicando para o sistema qual(is) considerar, do contrário, deixar em branco. Ele espera uma lista com empresas + filiais, separado por ponto e vírgula, conforme a estrutura: <empresa><filial>;<empresa><filial>. Exemplo: 990101;990102. Caso o volume de empresas não caiba no campo do parâmetro, utilizar o ponto de entrada CXEMPAUT.

Além dos parâmetros citados, é obrigatório a configuração da função U_CXNFEMP, responsável pela execução do gerenciamento de filas. Essa configuração pode ser acessada no manual de instalação, seção 6. Configuração do job de leitura de arquivos. Caso possua configuração via Schedule, o nome da função é U_CXNFSCH(2,'99','01').

Configuração da regra

A configuração da regra automática é um cadastro onde é estabelecido o gatilho e comportamento das importações automáticas, ou seja, quando e como um XML deve entrar no sistema. Antes de incluir uma regra é preciso compreender as maneiras e comportamentos esperados para cada tipo de operação na qual a empresa efetua e realizar essa configuração fundamentada nessas operações.

Para acessar o cadastro de regras, acesse o menu Outras Ações > Configurações > Regra Automática.

Efetue a inclusão por meio do botão Incluir.

É apresentado cadastro com as separações Regra, Valores e Ações. Em regra, está contido os campos do XML os quais deseja-se aplicar os valores, que por sua vez são campos do documento de entrada ou pré-nota que serão preenchidos. Em ações, há a possibilidade de configurar o comportamento das validações entre pedido ou nota de origem e XML, tais como validação de quantidade maior ou menor e valor unitário maior ou menor.

No cabeçalho da regra é preciso definir os seguintes campos:

• Descrição da regra: nome para consultas posteriores;
• Situação: situação da regra, se a mesma encontra-se ativa ou inativa, permitindo efetuar uma configuração e utilizá-la futuramente ou desabilitar uma regra existente;
• Condição: modo pelo qual a regra deve se comportar, sendo possível as opções, autorizar* e bloquear, indicando a liberação ou não da entrada do XML de forma automática. Caso esteja configurado como autorizar, a medida que o XML for integrado, já ocorre uma tentativa de importação;

• Peso: campo definido pelo sistema calculado após a confirmação do cadastro;
• Tipo de XML: campo que determina a qual tipo de XML a regra pertence, podendo ser configurado para NFe, CTe, NFS-e ou CTe OS.

Em filtros, cada campo está relacionado a uma informação do XML, então para considerá-lo, deve ser preenchido conforme esperado:

• Filtros Gerais: campos compartilhados por todos os XMLs;
• Restritos a NFe: campos sujeitos ao XML de nota fiscal eletrônica;
• Restritos a CTe: campos sujeitos ao XML de conhecimento de transporte.

Além dos campos pré-definidos para o filtro, é possível adicionar campos customizados das tabelas SB1/SBZ e SC7 por meio do ponto de entrada GT1CPRPA, permitindo estabelecer maior contenção a regra. Contudo, esses campos adicionados são considerados apenas no modelo manual com automatização.

Em valores, preencher os campo pertinentes a forma que ocorre o registro do documento.

• Lançamento: indica se o XML gera uma pré-documento ou um documento já classificado;
• Tipo de Entrada: tipo do documento, podendo ser Normal, Devolução, Beneficiamento, entre outros;
• Espécie: código da espécie, podendo ser SPED, CTE, NFSE, entre outros;
• Natureza: código da natureza financeira. Válido quando o campo lançamento estiver como 2=Classificado;
• Tipo de Operação: código do tipo de operação, para definir a TES inteligente. Válido quando o campo lançamento estiver como 2=Classificado;
• TES: código do tipo de entrada. Válido quando o campo lançamento estiver como 2=Classificado;
• Condição de pagamento: código da condição de pagamento. Válido quando o campo lançamento estiver como 2=Classificado;
• Centro de Custo: código do centro de custo;
• Item Contábil: código do item contábil;
• Classe Valor: código da classe de valor;
• Conta Contábil: código da conta contábil;
• TES de Classificação: código do tipo de entrada utilizado posteriormente na classificação. Válido quando o campo lançamento estiver como 1=Pré-nota;
• Produto do CTe: código do produto utilizado para geração do conhecimento de transporte;
• Tipo de Frete: tipo de frete utilizado na geração do conhecimento de transporte, podendo ser CIF ou FOB.

Em ações, definir os campos relacionados a validações entre pedido de compra ou nota de origem e XML:

• Pedido Obrigatório: campo para obrigar o preenchimento do pedido de compra, caso esteja como Sim, o XML não será importador sem o pedido de compra. O pedido pode ser preenchido conforme as tags xPed e nItemPed do XML ou por meio da busca automática, configurada no campo Pedido Automático.
• Pedido Automático: indicação para, caso o pedido não venha definido no XML, nas tags xPed e nItemPed, buscar o pedido mais adequado, conforme definido no campo índice de busca do pedido.
• Índice Pedido: comportador de busca do pedido de compra, indicando se considerar pedidos mais antigos, pedidos com a mesma quantidade, pedidos com o mesmo valor unitário ou com mesmo valor total.
• Filtra Medição: possibilidade de considerar pedidos oriundos de medição de contrato, sem medição ou ambos. Utilizado na busca automática do pedido de compra.
• Nova Tentativa: configuração para, caso seja encontrado alguma divergência entre pedido e XML, realizar uma nova tentativa. Isso faz com que o XML caia para uma segunda fila de importação, com o tempo para nova tentativa configurado no parâmetro MV_CXNFTIM.

Campos relacionados a validações do pedido de compra indicam qual reação tomar quando ocorrer inconsistências de quantidade, valor, alíquotas e descontos. Os campos Item sem Pedido e Relacionamento Diferente correspondem a comportamentos diferentes. O campo item sem pedido indica se há bloqueio para quando o pedido de compra não vem preenchido no XML nas tags xPed e nItemPed. O campo relacionamento diferente indica se há bloqueio quando o produto no pedido de compra difere da relação produto x fornecedor.

Campos relacionados a notificação por e-mail estão diretamente relacionados aos campos de validações do pedido de compra. A notificação é disparada a medida que a validação estiver configurada para bloquear a importação e o campo relacionado esteja maior que 1, ou seja, como Notifica Fornecedor ou Não Notifica Fornecedor. Caso esteja configurado como 2 (Notifica Fornecedor) o sistema considera o e-mail do cadastro do fornecedor, quando 3 (Não Notifica Fornecedor) o sistema considera apenas o e-mail em cópia. Nessa seção também é possível configurar o assunto e o texto do e-mail. 

Campos relacionados as operações de retorno, devolução e beneficiamento, indicam o comportamento no vínculo entre XML e nota de origem/pedido de compra. Essa configuração exige a utilização do parâmetro MV_XGTOPD3, para puxar automaticamente a nota de origem quando referenciada no XML.

Assim como as validações entre pedido e XML, cada validação entre nota de origem e XML possui a possibilidade de notificação por e-mail quando configurado para bloquear a importação.

• Obriga NF Origem: campo para obrigar a informação da nota de origem, impedindo a importação caso não informado.
• Saldo Insuficiente: comportamento do sistema quando o saldo disponível para o item do XML não é suficiente para atender, pertindo continuar buscando por mais notas, pular de item para consumir apenas o saldo disponível ou bloquear a importação.
• Quantidade Menor: comportamento do sistema quando não há saldo disponível em apenas uma nota, pertindo ou não realizar a quebra do item e vínculo com mais notas de origem.
• Valor da Saída Maior: comportamento quando o valor unitário da nota de saída é maior que o item do XML. Permitindo escolher o valor do XML, da nota de saída ou bloquear a importação.
• Valor da Saída Menor: comportamento quando o valor unitário da nota de saída é menor que o item do XML. Permitindo escolher o valor do XML, da nota de saída ou bloquear a importação.
• Valor do Pedido Maior: comportamento quando o valor unitário do pedido de compra é maior que o item do XML. Permitindo escolher o valor do XML, do pedido de compra ou bloquear a importação.
• Valor do Pedido Menor: comportamento quando o valor unitário do pedido de compra é menor que o item do XML. Permitindo escolher o valor do XML, do pedido de compra ou blqoeuar a importação.

Campo relacionado a importação do conhecimento de transporte, indica se caso a nota de origem não esteja no sistema mantém o registro na segunda fila para nova tentativa.

Modos de utilização

Os modos de utilização da importação automática são 100% automático, 100% automática com autorização e manual com automatização. Veja a seguir o funcionamento de cada um deles e quais ações devem ser realizadas.

Assim que um XML entra na fila de importação, após autorização, é possíve visualizar a quantidade de registros no painel de documentos pendentes de importação na seção Documentos posicionada no canto superior esquerdo da tela.

O XML fica na fila até a próxima tentativa de importação que ocorre conforme o tempo estabelecido na configuração do serviço, geralmente a cada 5 minutos.

Quando na tentativa de importação ocorrer algum impedimento, o XML sai da fila de importação e volta para o painel de documentos pendentes com alguma legenda indicando o tipo de problema. As legendas estão posicionadas no canto inferior esquerdo da tela, conforme imagem.

Para verificar maiores detalhes do problema ocorrido durante a importação, basta selecionar o registro e em seguida acessar o menu Outras Ações > Ações > Erro do XML. Onde é apresentado uma caixa de texto contendo os detalhes do problema

É possível consultar todos os registros que encontram-se na fila de importação pelo menu Outras Ações > Docs. Em Fila. Nesse local é possível consultar, visualizar o XML e retirar o XML da fila.

100% automática

Neste modo o sistema efetua a importação dos XMLs assim que são integrados a primeira vez, de acordo com a regra de configuração automática. Para configurar esse comportamento, a regra precisa possuir a condição Autorizar, conforme mencionado anteriormente. 

100% automática com autorização

Neste modo o sistema não efetua a importação sozinho e sim mantém o XML pendente para que seja autorizado pelo usuário. Para configurar esse comportamento, a regra precisa possuir a condição Bloquear.

Manual com automatização

Neste modo, ao importar um documento, por meio do botão Importar localizado no painel de documentos pendentes, é possível indicar para o sistema realizar a busca da regra automática a auxiliar no preenchimento das informações, como TES, Natureza e outros. Para configurar esse comportamento, a regra precisa estar com condição Bloquear e os parâmetros MV_XGTUREM (utiliza a regra automática no lançamento manual) e MV_XGTCREM (comportamento da regra automática na importação manual) precisam estar configurados.

Logs para acompanhamento

Toda importação automática efetuada pelo sistema será gravada nos logs para acompanhamento. Para visualizá-los, acesse o menu Outras Ações > Suporte > Extrair Logs. Nela haverá um arquivo com nome cxnfjob4 da filial na qual efetuou a ação. Nesse log ficam registrados todas as tentativas de importação e as mensagens de sucesso ou falha.

Caso o XML seja importado corretamente, o registro aparece diretamente em documentos importados. Do contrário, voltará a tela de documentos pendentes de importação com uma legenda diferente. Para acessar a mensagem de erro, acione o menu Outras Ações > Ações > Erro do XML.

Relatório de importações diário

Para melhor acompanhamento dos XMLs importados, está disponível no painel a opção do relatório de lançamento diário. Nele é possível visualizar todas as importações e tentativas de importações do período escolhido.

O relatório está disponível no menu Outras Ações > Relatórios > Relatório de Lançamento diário.